Voici notre foire aux questions. Si vous avez d'autres questions n'hésitez pas à nous les faire parvenir à info@copilotsolutions.com

Généralités

Une entité est une personne morale. Par exemple, pour un travailleur autonome, la personne morale sera la personne elle-même alors que pour une entreprise, la personne morale sera la société ou la compagnie.

Une écriture de journal est une transaction comptable manuelle.

Avec Copilot, toutes les transactions sont faites à partir de l'enregistrement des chèques et des dépôts. L'écriture de journal vous permettera d'enregistrer des transactions autres que des chèques ou des dépôts.

Ex: l'enregistrement des soldes d'ouverture au début de l'utilisation de Copilot; l'enregistrement de Travaux en cours à la fin de l'exercice; l'enregistrement de l'amortissement des actifs amortissables, etc...

Un transfert de banque est une opération simple qui consiste à déplacer de l'argent d'un compte à un autre.

Lorsqu'un actionnaire (ou le travailleur autonome) paie un bien ou un service de sa poche, il s'agit d'un prêt à l'actionnaire. En effet, la compagnie doit rendre l'argent à l'actionnaire. Ainsi un paiement comptant sera considéré comme un prêt à l'actionnaire. La compagnie devra rendre l'argent à l'actionnaire par chèque et imputer l'enregistrement du chèque au compte "Prêt à l'actionnaire".

Charte de comptes

Une charte de comptes est la liste des comptes d'actifs, de passifs, d'équité, de dépenses et de revenus que vous utilisez dans la gestion de votre entreprise. Copilot vous propose une liste de comptes selon votre industrie que vous pouvez personnaliser selon vos besoins dans le menu Administration -> Comptes.

Les comptes sont classifiés comme suit:

  • 1000-1999: Comptes d'actifs
  • 2000-2999: Comptes de passifs
  • 3000-3999: Comptes d'équités
  • 4000-4999: Comptes de revenus
  • 5000-5999: Comptes de dépenses

Certains comptes, comme les comptes de taxes, sont nécessaires et ne peuvent être supprimés.

Si vous avez déjà assigné des transactions à un compte, celui-ci ne peut plus être supprimé. Même si vous supprimez les transactions, elles seront tout de même conservées: au point de vue comptable, on doit garder une trace de toutes les transactions.

Le compte de bénéfice net est un compte calculé et donc virtuel. Il n'apparaît que dans les rapports.

Paiements et dépôts

Un paiement est une transaction effectuée pour compenser un fournisseur. Un paiement peut prendre quatre formes:

  • Achat par carte de crédit: Paiement avec un compte de carte de crédit (ex: Compte Visa à payer)
  • Achat par carte de débit: Paiement avec une carte bancaire.
  • Chèque: Paiement par chèque avec un compte bancaire (ex: Compte de chèque)
  • Paiement comptant: Paiement en argent comptant C'est en fait un prêt de l'actionnaire à l'entité (Compte Prêts à l'actionnaire).

Un dépôt est une transaction que vous effectuez lorsque vous recevez de l'argent d'un client

Lorsque vous choisissez un fournisseur ou un client, le ou les comptes associés à celui-ci seront automatiquement imputés du montant de la dépense. Si vous souhaitez ajouter une ligne (un compte) à votre transaction, cliquez sur le lien à cet effet. Une ligne sera ajoutée et vous pourrez alors choisir le compte à associer à ce montant.

Cartes de crédit

Il y a 2 façons d'entrer son relevé de carte de crédit:

  1. En créant un paiement par carte de crédit pour chaque ligne du relevé.
  2. En créant un paiement par carte de crédit pour toutes les lignes du relevé. Une seule date sera conservée pour toutes les transactions. Généralement on mettra la date du relevé. Cette méthode a deux variantes
    1. Créer une ligne pour chaque ligne du relevé. Chaque entrée a donc son propre compte associé.
    2. Créer une ligne pour chaque type de compte (ex: une ligne pour le total des dépenses de restaurants, etc.): Cette technique consiste à prendre toutes les lignes de votre relevé associées à un compte, en faire la somme et l'entrer en une ligne dans votre paiement.

Écritures de Journal

Si vous commencez à utiliser Copilot alors que vous avez déjà des actifs ou des passifs, vous devez entrer ces donnés par des écritures d'ouverture.

Pour faire une écriture d'ouverture : choisissez "ajout d'une écriture de journal". Si le compte à débiter ou créditer n'existe pas, vous allez d'abord devoir créer le compte dans la charte de comptes (Astuce: assurez-vous avant de faire une écriture d'ouverture que votre charte de comptes contient tous les comptes dont vous aurez besoin). Ensuite, entrez le montant d'ouverture et contre-balancez avec un compte d'équité que vous pourrez nommer "ouverture".

Répétez la même opération pour tous vos comptes.

Toute transaction doit balancer. Ceci implique que la somme des débits doit être égale à la somme des crédits. Alors comment savoir si un compte doit être débiter ou créditer.

Voici un tableau qui vous aidera à le déterminer:

DébitCrédit
ActifsIncrémenterDécrémenter
PassifsDécrémenterIncrémenter
ÉquitéDécrémenterIncrémenter
RevenusDécrémenterIncrémenter
DépensesIncrémenterDécrémenter

Lorsque vous incrémentez un compte, vous ajoutez à ce compte. Par exemple, si on fait une dépense de 50$ en électronique, on pourrait faire un débit de 50$ au compte électronique (incrémentant le compte d'électroniques) et un crédit de 50$ de notre compte de banque (décrémentant le compte de banque).

Il est à noter que ce genre d'opération se fera généralement dans la section paiements de l'application où les débits/crédits se font automatiquement. Les écritures de journal sont plutôt utiles dans des cas plus spécifiques que de simples paiements ou dépôts.

Taxes

Oui, Copilot garde trace de tous les changements de taxe en fonction de leur date d'entrée en vigueur. Ainsi, si vous datez une transaction de 2010 et que vous appliquez la TVQ, le taux appliqué sera de 7.5%. Si vous faîtes la même opération en 2011, le taux sera de 8.5%.

Pour le moment, Copilot ne gère que les taxes canadiennes mais le module de gestion de taxes sera bientôt mis à jour pour permettre de créer des taxes personnalisables.

Après avoir remis votre paiement ou reçu votre rembousement de taxes, créez une écriture de journal et renversez vos montants de taxes en fonction de votre rapport de taxes.

Après cette transaction, votre tableau de bord devrait inscrire des montants de 0$ pour toutes taxes.

Gestion de plusieurs entités

Cliquez sur le "+" dans le tableau de bord. Une fois crée, vous devrez entrer vos informations de paiement pour y accéder.

  1. Cliquez sur "Partager" dans le tableau de bord (icone de silhouettes bleues et vertes)
  2. Entrez le courriel de la personne à inviter ainsi que le type d'accès qu'aura cette personne (lecture seule ou lecture/écriture)

Seuls les propriétaires des entités peuvent les partager (ceux qui ont enregistré l'entité). Si vous avez été invité à consulter une entité, vous ne pourrez pas la partager. Pour devenir propriétaire d'une entité, contactez le soutien technique (support@copilotsolutions.com).

Dans le tableau de bord, vous avez une liste défilante contenant vos entités gérées. Vous pouvez y choisir l'entité que vous visualisez

En cliquant sur le lien du courriel et en vous authentifiant, l'entité sera partagée avec votre compte.

Importation et entrée rapide

La fenêtre d'entrée rapide de transactions vous permet d'entrer manuellement les données qui se trouvent sur votre relevé de carte de crédit ou votre relevé bancaire sur un même écran. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez tout vérifier avec l'historique des entrées rapides. Copilot permet également d'importer des transaction de votre compte de banque. Vous devez d'abord accéder à votre compte de banque en ligne et télécharger vos transactions sous le format Money (OFX), Quicken (QFX) ou QuickBooks (QBO). Par la suite, vous pouvez importer ce fichier dans Copilot. Il ne vous restera plus qu'à vérifier chaque transaction et à lui attribuer un compte.

Vous pouvez aussi entrer des transactions de façon classique par le menu opérations.

De nombreux fournisseurs acceptent les transactions pré-autorisées : les prêteurs hypothécaires, les compagnies d'assurances et les organismes de charité, par exemple, vous proposent de retirer un montant fixe à chaque mois de votre compte. On associe ce type de transaction aux achats par carte de débit.

Période d'essai et facturation

On vous demandera vos informations de paiement pour avoir à nouveau accès à votre entité. Une fois les informations de paiement entrées, vous pourrez aussitôt accéder à votre entité.

Vos paiements par carte de crédit ou PayPal son récurrents. Vous recevrez une facture détaillant l'activé de votre compte à chaque mois et le paiement sera prélevé de manière automatique.

Contactez le soutien aux utilisateurs (support@copilotsolutions.com) en indiquant le compte a désactiver ainsi que la raison. Si vous en faites la demande, vos données seront supprimées.

Divers

  1. Ouvrez le rapport de balance de vérification;
  2. Sélectionner la période désirée;
  3. Sélectionner le compte où l'erreur a été faite;
  4. Validez les transactions affichées;
  5. Corrigez l'erreur.

Ce processus de "drill down" vous permet de rapidement comprendre l'état de chaque compte.

Note: Si vous corrigez une transaction dans une période pour laquelle vous avez déjà produit votre rapport de taxes, il est recommandé de faire la correction par écriture de journal dans une période pour laquelle le rapport de taxes n'a pas été produit.

Dans les options, vous pouvez, pour chaque entité, sélectionner un compte de banque, une carte de crédit et un compte de prêts aux actionnaires par défaut.

Les données de Copilot peuvent être exportées en format PDF ou encore en format CSV pour être ensuite utilisées dans un tableur comme Excel. Selon la version d'Excel qui est utilisée, il peut arriver que le fichier doivent être formaté pour être lu correctement :

  1. Ouvrir le fichier CSV dans Excel
  2. Sélectionner la première colonne en entier (en cliquant sur le haut de la colonne A)
  3. Aller dans le menu Données puis choisir Texte en colonne
  4. Une boîte de dialogue s'ouvre. Choisir Délimité, puis suivant où on sélectionnera Virgule comme séparateur.
  5. Cliquer Suivant et Terminer. Le fichier est maintenant utilisable.

Pour plus amples informations, référez-vous à la rubrique "Conversion" du menu Aide d'Excel.